訪問介護の指定更新の面談に行きました。
２回目の更新。指定は6年なのでアームスの訪問介護は12年目を迎えます。
事前に提出した書類の訂正分を持参し面談に臨みます。
横浜市からの訪問介護の指定更新の通知に「面談時事業内容について確認する場合がありますので必ず開設法人の事業内容についてご理解されている方の同席を要します」と記されています。
私にとって初めての更新面談なので代表に一緒に行ってもらえるか
もう一人付けて行きたいと代表に申しでましたが「管理者でしょ。一人で行かれるでしょ」(予想通り…)
そうです、管理者なのだから一人でやらなければと。
横浜市介護指導課にTELして面談日が決まり…一週間ほどドキドキ いつも頭の片隅に面談への不安がありました。
でも その日は待った無しに来るのです！
車で横浜市庁舎に向かいます。予約は15時。
せっかちな私は50分も前に到着してしまいました。時間は有効に使わないと。訂正書類を見直したり質問事項に応えるシュミーレーションをしようと思いましたが ここまで来て何をしても仕方ない…瞑想の時間となりました。定刻です。
いざ面談へ！とエレベーターに乗りました。あれ？
横浜市介護指導課は8F。 6Fまでしかない…
間違えて中区役所に行ってしまいました。
もとい！急いで市庁舎まで。10分前に到着。
担当のHさんを訪ねました。ここに至るまで何度かお電話でお話をさせていただいていました。いつも優しく丁寧に対応してくださっていました。
お会いしたHさん。30代半ばの男性。とても柔らかな印象。
「指定は6年に一度 概ね3年に1回は法改正があるので それに付いて来れるようにしてくださいね書類は常に最新の物を使用してくださいね」と。
申請や事業の変更届、加算届etc 度々ありますが 市の書式を探し出すのは大変です。
お恥ずかしいですがまず一回で届出が受理されたことはありません。
上司に「書式を確実に探し出す能力を付けないとダメだよ」と言われたこともありました。
わからないことはネットで調べますが無駄な時間を要することになるので
横浜市に質問することも少なくありません。
私の訳のわからない質問に職員の方は解りやすく丁寧に教えてくださいます。
とてもありがたいことです。
今回のご担当のHさんもゆっくり丁寧にお話してくださいました。
いくつか訂正箇所がありましたが
「もうこれで大丈夫だと思います。あとはこちらで何名かの職員で確認します。訂正があれば連絡します。あとは更新手数料を収入証紙でお願いします。」まずい すっかり忘れていました。
「すみません。忘れていました。すぐ準備します。お金降ろして来ます」
焦る私を見てHさんは「大丈夫ですよ。私は暫くここにおりますので慌てないでゆっくりで構いませんよ」とお声をかけてくださいました。
急いで１Fの総合案内に行き「近くにゆうちょ銀行はありますか？」「は？」
「ゆっ郵便局はありますか？」現金は一万円しか持たない私です。
案内の方が「後ろにゆうちょ銀行がありますよ」
そっか…ここは市庁舎。ゆうちょ銀行が併設されているのです。お金を降ろし向かいの横浜銀行で証紙を買い無事に更新手数料を納めることが出来ました。
Hさんに「お恥ずかしいところをお見せしてしまい申し訳ございません。お時間ありがとうございます。」とご挨拶し失礼しようとすると「大丈夫ですよ。駐車券はよろしいですか？」「今日は私、間違えて区役所に行ってしまったんです。しかも近くの民間の地下🅿️に停めたんです。」とお答えすると気の毒そうに「そうでしたか。お役に立てず申し訳ありません。お気をつけてお帰りください」と。市の職員にここまで言わせてしまう管理者はいないだろうなと思いながら庁舎を出て 即 職員SにTEL。
更新書類の殆どをを準備したのはSです。「S？無事に終わりました。ありがとうございます」Sは面談前も私にTELで「小田さん大丈夫ですか？市の職員に囲まれて責められているのを想像しちゃって。」と連絡をくれました。無事終了を伝えると電話の向こうで半泣きのS。
Sはアームスに勤務してもうすぐ2年。とても真面目で優しい人です。
訪問先で一緒になることもあります。丁寧で優しいサービスを提供するヘルパー。
私が初心に返るのもどうかと思いますが そう思ってしまうような動きを見せてくれます。私が苦手なPC操作にも長けていていつも私の支えになっています。
さぁ帰るぞ！今度は🅿️がどこだったかわからず探すのに苦労しました。
恥ずかしいことばかりでしたが 更新手続が無事に終わりほっとしました。
ご協力してくださった方々全てに感謝しております。
数日後 Hさんからご連絡をいただきました。
「書類が全て揃いました。4月迄に指定書を郵送します。安心してお待ちください」
ほんとうにありがとうございます。
次は居宅介護の、指定更新の準備にかかります。
改めて日々の積み重ね、上司から言われているスケジュール管理の大切さを学びました。
今後に生かします。
余談ですが 事前に提出した書類の訂正事項に
◯相談室への案内方法の詳細を説明してください。と、ご指摘がありました。
添付した写真では不十分だったようでした。
訪問介護事業所の設備基準のひとつに相談室があります。相談室は利用申し込みの受付、ご利用者様やご家族の相談等のスペースとして確保する場所です。
改めて写真撮影。解説に添付したのですが面談の際 Hさんが「この写真はとても解りやすいですね。」と笑顔で仰ってくださいました。
※画像はイメージではありません
Hさんにモデルは事務のS子ちゃん&去年4月に入社したアームス最年少の Ｉ。放課後等デイサービス、ヘルパーで勤務しているホープと伝えると
「皆さんで協力されて、よい事業所さんですね」と仰ってくださいました。
この写真…本当によく出来ています。
人物を入れたことにより事業所の様子を分かりやすくお伝えできたと思います。
